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Bradesco Seguros automatiza pedidos de internação domiciliar

O processo, que antes dependia do uso de fax, agora apoia-se no sistema Senha Web, que já controla 20% das tratativas

Inaldo Cristoni

Uma ferramenta de workflow e de gerenciamento de imagens substituiu o fax no processo de solicitação de internação domiciliar que os prestadores dessa modalidade de serviços encaminham à Bradesco Seguros todos os meses. Trata-se de um esforço de automatização que não apenas contribui para reduzir o tempo de análise da documentação, como também torna mais ágil e seguro o seu fluxo.

A iniciativa faz parte do projeto Automação da Internação Domiciliar, contemplado com o Prêmio efinance 2017, na categoria Aplicativo Saúde. Na verdade a substituição do papel pelo meio digital está em pleno andamento. Desde o início de sua execução, em outubro do ano passado, 20% das tratativas do processo já são feitas de forma automatizada. A expectativa é de que os 80% restantes sejam contemplados até o final de 2017.

A base do projeto é a extensão do sistema Senha Web – que funciona como uma interface entre a Bradesco Seguros e seus prestadores de serviços médico-hospitalares – para os cerca de 40 parceiros que prestam serviços de Internação Domiciliar. Até então, essa ferramenta estava disponível somente para os hospitais.

Além de solicitar autorização de procedimentos que necessitam da validação prévia da Bradesco Seguros para a sua execução, o Senha Web permite o gerenciamento, por parte de ambos, das solicitações inseridas, o acompanhamento do status das análises e a inserção de toda a documentação necessária para o suporte do processo de avaliação.

Thaís Jorge de Oliveira e Silva, diretora da Bradesco Seguros, cita outras vantagens da automatização: o melhor gerenciamento do tempo de análise, o registro das alçadas necessárias para as validações e a troca ágil, eficiente e segura de informações entre a seguradora e o prestador de serviços. “Nossa estimativa é de que, com o amadurecimento da operação, haja uma redução no tempo de análise [dos pedidos de autorização dos procedimentos]”.

A Bradesco Seguros recebe uma média de 520 solicitações de internações domiciliares por mês. Atualmente, quatro dos 40 prestadores dessa modalidade de serviço estão com as suas operações implantadas no Senha Web, o que corresponde a aproximadamente 20% do volume total das solicitações. A seguradora conta com cerca de 1.500 pacientes em acompanhamento de internação domiciliar.

Eliminação de etapas

A automatização desse processo eliminou algumas etapas que existiam antes do Senha Web. Entre elas, Thaís cita o preenchimento de todas as informações por parte da operação interna da Bradesco Seguros. A tarefa passou a ser executada pelo prestador de serviço. O envio do fax não é mais necessário, uma vez que os documentos passaram a ser anexados no próprio sistema. O projeto também dispensa a confeccção de resposta manual ao prestador de serviço, já que o Senha Web gera um documento de resposta automático quando do registro da análise técnica.

Além do gerenciamento de tempo de análise das solicitações e do acompanhamento de todas as etapas do processo em um única sistema, Thaís destaca como vantagem do projeto a extração de informação referente às solicitações com várias visões: por prestador, por empresa cliente (planos empresariais), por tipo de apólice e por período, entre outras possibilidades.

A implantação do piloto correspondeu às expectativas, com os ajustes necessários que uma implantação desse porte requer. Os principais desafios, segundo Thaís, foram a mudança no processo operacional, com a inversão do fluxo nas trocas de informações, o treinamento da equipe interna e a implantação do sistema nos prestadores de serviços.