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Braskem automatiza processo de reembolso de despesas de viagens

Braskem automatiza processo de reembolso de despesas de viagens

Plataforma SAP Concur Expense está disponível para colaboradores da empresa no Brasil e México

A Braskem, produtora de resinas termoplásticas nas Américas e de polipropileno nos Estados Unidos, adota a plataforma SAP Concur Expense, da SAP, para processar os reembolsos de despesas e prestações de contas da empresa.

A solução está disponível para cerca de 7 mil funcionários da companhia no Brasil e México e, em breve, estará disponível também para 1.200 colaboradores nos Estados Unidos.

As áreas de serviços compartilhados e de negócios da Braskem buscavam uma nova solução de gerenciamento de despesas de viagens, pois o processo estava cada vez mais burocrático e demorado.

O processo era manual e o funcionário precisava prestar as contas em uma planilha de Excel e mandar os recibos via malote para a equipe de serviços compartilhados, em Salvador (BA).

Para seguir com o processo, a equipe checava os recibos e confirmava o valor reportado na planilha. Com toda essa checagem, demorava mais de duas semanas para o reembolso ser concluído e o funcionário receber os valores devidos.

Com a missão de conseguir uma plataforma que fosse totalmente automatizada, que validasse a veracidade das informações e que estivesse dentro do padrão escolhido pela Braskem, foi feita uma análise de mercado, abertura de um processo de concorrência e chegou-se à conclusão que a plataforma SAP Concur oferecia a melhor solução.

Um dos benefícios proporcionados pela plataforma é a quantidade de relatórios que os funcionários podem fazer, com a segurança de que os processos estejam em conformidade com as políticas da empresa.

A Braskem conseguiu diminuir o empenho gasto em uma tarefa que não tinha valor para o negócio ao oferecer uma experiência muito melhor, onde o tempo do colaborador é melhor aproveitado.

Quando o funcionário encerra uma viagem, consegue dar rápido encaminhamento para solicitar seus reembolsos e se dedicar para novas tarefas.

O processo de implementação do sistema durou dois meses no Brasil e um mês no México. Agora, a instalação está acontecendo nos Estados Unidos.

Para a diretora geral da SAP Concur, Valéria Soska, a Braskem teve muitos ganhos com a ferramenta da SAP, conseguindo deixar totalmente automatizado as transações de despesas de viagem, o que antes era manual e burocrático.

Além disso, os resultados foram tão positivos que a empresa também está implementando a ferramenta em outros países, incluindo os Estados Unidos.

O foco da Braskem, agora, é consolidar a ferramenta nas demais regiões em que a empresa atua e explorar mais a questão da inteligência da plataforma, para conseguir incluir a parte de compliance e colocar no SAP Concur as despesas executivas, como reembolsos de restaurantes em encontros de relacionamento, por exemplo.

 

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